Catégorie : gestion de l’information

  • LIKOAM présenté  au workshop du DPC

    LIKOAM présenté au workshop du DPC

    Le jeudi 5 mars 2026, j’ai participé à la série de webinaires organisée par la Digital Preservation Coalition (DPC), en présentant LIKOAM, ma web application de gestion d’archives numériques destinée aux PME et aux organisations disposant de faibles budgets.

    La Digital Preservation Coalition est une organisation caritative internationale dont la mission est de soutenir les efforts de préservation numérique. Dans ce cadre, elle organise chaque année une série de webinaires qui donne l’occasion à des professionnels du monde entier de présenter leurs workflows et initiatives liés à la préservation numérique.

    L’édition 2026 s’est tenue du 2 au 6 mars sur Zoom. L’événement a réuni plus de 80 participants et 12 intervenants, principalement issus du domaine de la préservation numérique, venus de plusieurs pays. Au programme : la présentation de projets et d’initiatives numériques innovants.

    Mon intervention, le 5 mars, a été une expérience particulièrement enrichissante. Les nombreuses questions posées par les participants ont montré l’intérêt réel suscité par ce projet.

    Qu’est-ce que LIKOAM ?

    LIKOAM est une web application de gestion d’archives numériques que j’ai développée pour répondre aux besoins de gestion documentaire des organisations qui n’ont pas accès aux systèmes traditionnels de gestion d’archives, souvent jugés trop coûteux et complexes.

    La solution prend en compte l’ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur sort final. Elle s’appuie sur une interface web qui permet d’automatiser plusieurs opérations essentielles :

    • le versement des documents,
    • la recherche et la consultation,
    • le stockage,
    • et le contrôle des accès.

    Mais LIKOAM n’est pas seulement une application. C’est une réponse concrète au chaos documentaire que rencontrent de nombreuses organisations.

    Elle offre aux PME la possibilité de standardiser, tracer et organiser leurs archives, en utilisant des outils accessibles et déjà disponibles dans leur environnement de travail.

    Parmi ses avantages :

    • zéro installation,
    • pas besoin d’équipe informatique dédiée,
    • une prise en main simple pour les agents.

    Ce que représente cette présentation pour moi

    Présenter LIKOAM dans le cadre des webinaires du DPC représente une étape importante. C’est le début de la mise en œuvre concrète de ce système, qui ambitionne de devenir une solution accessible pour les organisations qui peinent à gérer leurs documents, faute d’outils adaptés ou de ressources suffisantes.

    Aujourd’hui, je suis particulièrement intéressée par :

    • des organisations pilotes prêtes à tester LIKOAM en conditions réelles et à contribuer à son amélioration grâce à leurs retours d’expérience ;
    • des collaborateurs techniques qui souhaiteraient participer à l’évolution de l’application vers une architecture Firebase avec mode hors ligne, afin de permettre son utilisation dans des environnements à faible connectivité ;
    • des partenariats institutionnels pour envisager un déploiement à plus grande échelle en Afrique francophone et au-delà.

    Ma présentation sera bientôt disponible publiquement sur le site de la Digital Preservation Coalition.

    D’ici là, si vous travaillez dans une organisation qui rencontre des difficultés dans la gestion de ses documents numériques, ou si vous connaissez une structure qui pourrait bénéficier de LIKOAM, n’hésitez pas à me contacter.

  • Optimisez  la gestion de vos archives numériques en 3 étapes

    Optimisez la gestion de vos archives numériques en 3 étapes

    Dans un monde où l’information est un pilier fondamental du fonctionnement des organisations, la gestion efficace des archives est  essentielle, encore plus s’il s’agit des documents numériques. Une organisation claire et méthodique des documents permet non seulement d’assurer un accès rapide et sécurisé aux informations, mais aussi de garantir leur préservation sur le long terme. Voici trois bonnes méthodes simples et  rigoureuses, pour structurer et gérer efficacement vos archives numériques.

    1. Structurer l’arborescence des fichiers

    La première étape pour une organisation efficace des archives numériques consiste à mettre en place une arborescence claire et logique des dossiers. Une structure bien définie facilite la recherche d’informations et garantit la cohérence dans le classement des documents.

    Une méthode simple consiste à organiser les fichiers par activités et sous activités. Par exemple :

      1-Ressources humaines

      . 1-1- Personnel

      1-1-2- congés

      Cette approche permet de localiser rapidement un document spécifique en suivant une logique intuitive. Il est également recommandé d’établir un guide de nommage uniforme pour éviter les doublons et garantir la lisibilité des fichiers. Par exemple :

      • Rapport Activité 2024VersionFinale.pdf
      • Compte Rendu Réunion-2023-11-15.docx

      En standardisant l’arborescence et les noms de fichiers, vous améliorez la gestion quotidienne des archives et facilitez la collaboration entre les équipes

      2. Utiliser des outils de stockage adaptés

      Le choix d’un outil de stockage fiable est crucial pour garantir l’accessibilité et la sécurité des archives numériques. Des stockages Cloud accessibles telles que Google Drive, OneDrive ou SharePoint offrent une capacité de stockage suffisante et des fonctionnalités de partage collaboratif.

      L’utilisation de ces plateformes permet :

      • Une accessibilité simplifiée : les documents sont disponibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté. La sauvegarde automatique : les risques de perte de données sont réduits grâce à la synchronisation en temps réel.
      • Un partage sécurisé : il est possible de restreindre l’accès aux documents sensibles.

      3. Garantir la pérennité des documents numériques

      La conservation des archives numériques sur le long terme nécessite l’adoption de formats durables et l’application de procédures de maintenance régulières. Certains formats de fichiers sont plus adaptés à l’archivage, notamment le PDF/A, spécifiquement conçu pour la conservation à long terme.

      Pour garantir la pérennité des archives :

      • Choisissez des formats ouverts et standards : PDF/A, CSV, et TIFF sont privilégiés pour la compatibilité future.
      • Planifiez des audits réguliers : vérifiez l’intégrité des fichiers et assurez-vous qu’ils restent lisibles au fil du temps.
      • Documentez les processus : tenir un registre des actions de numérisation et des mises à jour permet de suivre l’évolution des archives.

       En adoptant ces trois bonnes pratiques simples et efficaces,  il est possible d’assurer une gestion optimale et durable de vos archives numériques.